Acest document este anexa la Activitatea de supraveghere audio-video a activității din unitatea de învățământ, prin intermediul sistemului de supraveghere audio-video
Antet unitate de învățământ
Nr. înreg. ___ / ___________________
NOTĂ DE INFORMARE
privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin sistemul de supraveghere audio-video
În conformitate cu prevederile Procedurii privind monitorizarea audio-video în cadrul unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobată prin Ordinul nr. 3781/2025, ale Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și ale Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679, cu modificările și completările ulterioare., Unitatea de învățământ ____________________________ cu sediul în ____________________, vă aduce la cunoștință că utilizează un sistem de supraveghere audio-video în scopul:
- asigurării pazei şi protecţiei persoanelor, bunurilor şi valorilor;
- prevenirii actelor de violenţă fizică şi/sau psihică care pot apărea în spaţiul şcolar.
Temeiul legal al prelucrării
Prelucrarea datelor prin mijloace de supraveghere audio-video se realizează în temeiul interesului legitim al operatorului și conform Procedurii privind monitorizarea audio-video în cadrul unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobată prin Ordinul nr. 3781/2025.
Zonele monitorizate
Sisteme audio-video sunt instalate în spaţiul şcolar după cum urmează: în sălile de clasă, în exteriorul clădirilor, pe holuri, în sala de festivităţi, pe holurile căminului/internatului, precum şi în sala de sport. Nu sunt monitorizate vestiarele și grupurile sanitare.
Tipul echipamentelor
Sistemul utilizat este cu circuit închis, fără acces din exteriorul unității, iar datele colectate nu sunt transmise către terți fără un temei legal.
Durata de stocare
Datele sunt păstrate pentru o perioadă de 30 de zile, cu excepția cazurilor justificate în care se păstrează până la finalizarea cercetărilor privind incidentele semnalate, după care sunt șterse automat.
Accesul la înregistrări
Accesul la înregistrările audio-video se face în baza unei cereri scrise, motivată, aprobată de directorul unităţii de învăţământ, numai prin vizualizarea acestora, de către următoarele categorii de persoane:
- a) părintele sau reprezentantul legal al elevului minor, elevul major sau personalul unităţii de învăţământ;
- b) reprezentaţii Inspectoratului Şcolar, ai Ministerului Educaţiei şi Cercetării şi ai Direcţiei Generale de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului;
- c) psihologul/consilierul şcolar din unitatea de învăţământ preuniversitar.
Cererea trebuie să conţină şi perioada de timp corespunzătoare pentru care se solicită.
Imaginile vizualizate vor fi clare în măsura posibilităţii – conform înregistrării originale, cu condiţia să nu prejudicieze dreptul terţilor. Se pot folosi sisteme care permit mascarea sau distorsionarea zonelor irelevante pentru supraveghere sau eliminarea din înregistrare a imaginii persoanelor terţe – fără legătură cu subiectul înregistrării, atunci când înregistrările audio-video se pun la dispoziţia persoanelor vizate.
Persoanele care au acces la înregistrările audio-video din spaţiul şcolar nu pot publica aceste materiale şi nu le pot folosi ca mijloc pentru prejudicierea imaginii sau integrităţii fizice sau psihice a beneficiarilor primari, a părinţilor sau reprezentanţilor legali ai acestora sau a personalului angajat în unitate.
Înregistrările audio-video sunt puse la dispoziţia organelor de urmărire penală, dacă există o solicitare în acest sens din partea acestora.
Măsuri de securitate
Controlul accesului înseamnă că numai persoanele autorizate pot accesa sistemul şi datele, iar celelalte nu pot avea acces.
Măsurile care sprijină controlul accesului fizic şi logic cuprind:
- a) garantarea faptului că toate spaţiile în care se realizează monitorizarea prin supraveghere audio-video şi în care sunt stocate înregistrările audio-video sunt asigurate împotriva accesului nesupravegheat al terţilor;
- b) poziţionarea monitoarelor astfel încât numai persoanele autorizate să poată vizualiza imaginile;
- c) definirea şi aplicarea de proceduri de acordare, schimbare şi revocare a accesului fizic şi logic;
- d) punerea în aplicare de metode şi mijloace de autentificare şi autorizare a utilizatorilor, inclusiv, de exemplu, lungimea parolelor şi frecvenţa schimbării acestora;
- e) înregistrarea şi analiza periodică a acţiunilor efectuate de utilizatori (atât la nivel de sistem, cât şi în ceea ce priveşte datele);
- f) monitorizarea şi detectarea tentativelor nereuşite de acces, care se desfăşoară permanent, iar punctele slabe sunt identificate cât mai curând.
Protejarea vieţii private şi securitatea informaţiilor
Unitatea de învăţământ îşi asumă răspunderea cu privire la respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679, precum şi ale Legii nr. 190/2018, cu modificările ulterioare, şi în acest sens instituie garanţii care se referă la:
- a) respectarea modului de prelucrare a datelor cu caracter personal şi a perioadei de stocare, precum şi ştergerea acestora după expirarea perioadei de stocare;
- b) asigurarea securităţii şi confidenţialităţii înregistrărilor audio-video;
- c) stabilirea condiţiilor tehnice, astfel încât datele cu caracter personal să nu fie diseminate în spaţiul public;
- d) respectarea condiţiilor în care se realizează accesul la înregistrări;
- e) informarea persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.
Unitatea de învăţământ cu sistem de supraveghere audio-video garantează caracterul confidenţial şi privat al înregistrărilor audio-video.
Înregistrările audio-video din spaţiul şcolar nu pot fi comercializate şi nu pot fi făcute publice.
Date de contact ale operatorului
Denumire operator: ________________________
Responsabil cu protecția datelor: ________________________
Email/telefon: ________________________
Această notă de informare este afișată la avizierul unității de învățământ și pe site-ul oficial al acesteia, fiind disponibilă pentru toate persoanele vizate.
